La regla de oro para una negociación excepcional

La trampa de la inmediatez

Vivimos en la era “always on”: correos, mensajes y respuestas al instante. Se ha convertido en un hábito —a veces en una obsesión— recurrir a la mensajería digital esperando que la velocidad sea la garantía de una buena decisión. Sin embargo, rápido no siempre es eficaz. Cuando se trata de llegar a acuerdos verdaderamente sólidos, el cara a cara sigue siendo insustituible. En un encuentro presencial, la comunicación no verbal —gestos, miradas, la inclinación del cuerpo— aporta matices y confianza que ningún emoji puede replicar.

Cada detalle habla por ti

Una negociación exitosa requiere una preparación meticulosa. Antes de sentarte al lado de tus interlocutores, piensa en tu imagen y tu entorno:

• Vestimenta: Equilibrio entre profesionalismo y comodidad, acorde al tono de la reunión.

• Puntualidad: Llegar a tiempo demuestra respeto por el tiempo ajeno y confianza.

• Espacio: Desde la posición de la silla hasta la elección de la sala, cada elemento indica tu nivel de control y comodidad.

Si buscas proyectar autoridad, elige un lugar donde te sientas dueño del espacio; una sala conocida y bien equipada te da margen para concentrarte en el diálogo.

El dinero no lo es todo

Es común creer que una negociación gira exclusivamente en torno a cifras y contratos, pero la verdad es que un acuerdo profundo abarca mucho más. Los factores logísticos, la claridad de la información, la calidad de los servicios y la honestidad de las partes son igual de relevantes. Cuando una de las partes se enfoca únicamente en el aspecto monetario y descuida el resto de la experiencia (plazos, calidad, creatividad), se corre el riesgo de cerrar un trato pobre y de corta vida.

Construir relaciones ganar–ganar

El verdadero éxito nace de un acuerdo donde todos ganan. Para llegar a él, es vital:

1. Escuchar activamente las necesidades del otro, entendiendo sus prioridades y limitaciones.

2. Ser transparente sobre tus propias expectativas, dejando claro qué valor aportas y qué requieres.

3. Cuidar la post-negociación, manteniendo la comunicación abierta para asegurar que se cumplan los compromisos.

Solo así se forjan relaciones duraderas que van más allá de un solo proyecto y abren la puerta a colaboraciones futuras.

Negociar en la Industria de Reuniones

Cada evento es el resultado de múltiples acuerdos: con proveedores, venues, speakers y clientes. Omisiones en el briefing o falta de confianza mutua pueden descarrilar incluso los planes mejor concebidos. La regla de oro permanece: prioriza siempre la reunión presencial para alinear expectativas, resolver dudas y tomar decisiones con base en la percepción total del entorno.

“Ganarás más dándote el tiempo para reunirte con tus colegas, proveedores y clientes.”

Cómo llevarlo a la práctica

• Comparte tu brief completo. No temas detallar retos, presupuesto y metas.

• Agenda encuentros claves antes del kick-off: una charla informal suele desbloquear tensiones.

• Documenta cada avance en un resumen breve que ambas partes validen antes de seguir adelante.

Cuando la negociación se convierte en una conversación franca, estratégica y humana, el camino hacia un evento extraordinario está asegurado.