Cuando se abren las puertas de un evento, los invitados ven el escenario encendido, las mesas puestas y al equipo en su lugar. Lo que no ven es todo lo que pasó antes para que ese momento ocurra: las decisiones, las visitas al recinto, las llamadas con proveedores y los ensayos.
Después de más de tres décadas organizando eventos corporativos, estoy convencido de algo: detrás de un evento que se recuerda hay una planeación que casi nadie ve. Les comparto cómo la construimos, paso a paso.
1. Todo empieza con un “para qué”
Antes de hablar de recintos, menús o escenografía, hay que tener claro qué necesita lograr la empresa con su evento: presentar un producto, alinear a su equipo, agradecer a sus clientes o reconocer a sus mejores vendedores. De esa respuesta depende el formato correcto.
Por eso, lo primero que pido siempre es un brief. Estos cinco elementos no pueden faltar:
- Descripción de la marca o empresa
- Objetivo del evento
- Características de la audiencia
- Mensajes clave
- Presupuesto y timing
Mientras más información tengamos al inicio, mejores serán las decisiones en el camino.
2. El recinto se elige, no se encuentra
La elección del lugar es de las decisiones que más impactan el resultado. No se trata de elegir por elegir: el recinto tiene que estar alineado con el objetivo del evento y con quienes van a asistir.
Ubicación, aforo, accesos, equipamiento, tiempos de montaje, salidas de emergencia y presupuesto son algunos de los factores a revisar. Mi recomendación es hacer siempre un scouting antes de decidir. Ver el espacio en persona cambia la manera de imaginar el evento.
3. Un plan de trabajo que todos conozcan
Los organizadores de eventos somos integradores de servicios, como un director de orquesta. Cada proveedor toca su parte y nuestro trabajo es que todo suene en armonía.
Lo que hace la diferencia es un plan de trabajo claro, compartido con todos los involucrados, con una línea de mando definida y un checklist que se revisa y se confirma días antes del evento. Cuando los proveedores se sienten parte del equipo, el compromiso es otro.
“Detrás de un evento que se recuerda hay una planeación que casi nadie ve.”
4. El evento se escribe minuto a minuto
Todo evento tiene tres etapas: antes, durante y después, y cada una merece su propia escaleta técnica. En ella queda claro qué pasa, a qué hora y quién es responsable, desde el montaje hasta el desmontaje.
Dos prácticas que siempre recomiendo: contar con personal adicional para atender cualquier imprevisto sin descuidar ningún puesto, y tener a alguien del equipo que observe el evento desde fuera de la operación, con ojos frescos, para asegurarse de que todo ocurra tal como se planeó.
5. Un plan B para lo que no depende de nosotros
Hay factores que nadie controla: el clima, el tráfico, una manifestación, un sismo. Lo que sí podemos hacer es anticiparlos. Un salón alternativo para un evento en la playa, una carpa o calefactores para una cena al aire libre, un plan de evacuación claro.
“Lo que no depende de nosotros se atiende con un plan B. Lo que sí depende de nosotros se resuelve desde la planeación.”— Juan Carlos Lozano, PCPeople
6. Medir también se planea
Saber si un evento cumplió su objetivo no es algo que se piense al final. Desde el inicio conviene definir cómo vamos a medir: la satisfacción de los asistentes, lo que aprendieron, cómo lo aplican, el impacto en el negocio y el cumplimiento del presupuesto.
Con esa información, el siguiente evento siempre será mejor que el anterior.
La planeación es la parte que no se ve
Un evento en vivo es como un programa de televisión: no hay segunda toma. Por eso, lo que pasa frente a los invitados es el resultado de semanas, y muchas veces meses, de trabajo previo.
En PCPeople acompañamos a nuestros clientes desde meses antes, paso a paso. Si estás por planear tu próximo evento, platiquemos.
¿Estás planeando tu próximo evento?
Te acompañamos desde el primer paso.
